La Communauté de Communes de la Vallée de Kaysersberg, dans le Haut-Rhin (68), compte 17 000 habitants répartis sur 8 communes. La déchèterie de Kaysersberg Vignoble, aussi appelé Tri Park, récente, moderne et fonctionnelle s’étend sur deux hectares. Sa particularité est de proposer aux usagers une zone de gratuité, la « Maison des Objets » de 400 m².
Jonathan Duchiron, responsable des déchèteries intercommunales, a opté pour les solutions Symetri.
Comment avez-vous rencontré Symetri ?
Dans notre recherche de solutions numériques pour accompagner la gestion de nos déchèteries, nous avons été sensibles à l’implication de Symetri dans l’économie sociale et solidaire, notamment au travers de sa maison mère Tribord. C’était un plus, en phase avec la démarche responsable de la CCVK. Nous avons également apprécié que Symetri ait une bonne connaissance du terrain et des déchèteries, ainsi que des solutions encourageant le réemploi.
Pour quelles solutions avez-vous opté ?
Nous accueillons environ 250 usagers par jour, avec des pics pouvant atteindre 400 usagers. L’équipe est constituée de 5 agents dont un dédié à la Maison des Objets. Les agents disposent de 4 smartphones équipés des solutions Depos-YT et Not-YT, mises en place dès l’ouverture du site au printemps 2023. Ce sont les deux solutions essentielles à notre fonctionnement.
Avec Not-YT, nous tenons le registre obligatoire des incidents. Nous utilisons l’outil également comme un enregistreur d’événements quels qu’ils soient : maintenance, tâches répertoriées telles que les relevés de compteurs, non-respect de consignes de tri ou de stationnement, problèmes de comportement des usagers, agressions…
Depos-YT nous permet d’enregistrer les dépôts des professionnels et de déclencher de façon automatique la facturation de leur dépôt.
Que vous apportent ces solutions au quotidien ?
L’enregistrement d’événements tels que les incivilités ou les agressions, grâce à Not-YT, permet de mesurer leur récurrence. Les usagers irrespectueux représentent 2 % de la fréquentation du site. Dans le cas d’incidents ou d’incivilités répétées de la part d’un même usager, nous intervenons. Pour les agents, savoir que ces événements sont répertoriés est important. L’outil allège leur charge mentale et la pression psychologique qu’ils peuvent parfois ressentir. La prise en compte des incidents les rassure. Not-YT est un outil fiable et pratique, utilisable dans plusieurs buts, au-delà de sa fonction réglementaire. Il est ainsi gage de transparence sur ce qui se passe sur site, tout en restant factuel.
Avant d’utiliser Depos-YT, les dépôts des professionnels étaient enregistrés sur des carnets à souche. Par la force des choses, nous avions fini pas perdre la comptabilisation de ces flux. L’outil numérique facilitant grandement le travail et le suivi, nous avons pu reprendre la main sur ce flux de dépôts des professionnels, dont la facturation représente 20 000 euros par an.
Avec Depos-YT, nous avons également la possibilité de vérifier les badges des usagers. Le smartphone, via sa fonction lecteur RFID, vérifie le bon fonctionnement d’un badge, les coordonnées de l’usager, la date de son précédent passage… Lorsque des usagers piétons ou cyclistes entrent sur le site, nous leur permettons de présenter leur badge directement à l’agent au lieu d’actionner la barrière. Cette souplesse est appréciée à la fois par les agents et par les usagers.
Comment s’est passée l’intégration des outils Symetri dans le quotidien des équipes ?
Dès que nous avons été équipés avec les outils Symetri, nous avons bénéficié d’une formation in situ qui s’est très bien passée. Si elle nous a paru un peu théorique, nous avons pu la mettre en pratique rapidement et les nouvelles habitudes et réflexes sont devenus automatiques.
Les outils sont simples et fonctionnent bien. La solution smartphone et applications étaient un critère important dans notre démarche. Nous ne souhaitions pas imposer l’usage d’un ordinateur à nos agents. Avec leur smartphone, ils agissent directement depuis le haut de quai. Le système sous application est très simple et très intuitif y compris pour les agents les moins à l’aise, voire les plus réfractaires aux outils informatiques. En quelques saisies, les difficultés ont été levées. Les agents se sont entre-aidés.
Côté encadrement, l’appli sur le PC permet d’accéder en temps réel aux données pour suivre l’exploitation, compléter des informations, corriger d’éventuelles erreurs… Il est facile d’apporter des modifications, comme le changement de la grille tarifaire par exemple.
Avez-vous fait appel au support depuis votre utilisation des outils Symetri ?
Nous avons rencontré au démarrage quelques dysfonctionnements et avons eu besoin d’ajustements de paramétrage. Le support a été très réactif. Nous avons obtenu très rapidement les informations et les interventions nécessaires pour solutionner notre situation.
Avec l’usage, nous songeons à apporter des évolutions pour parfaire l’ergonomie, simplifier encore l’usage des outils. Nous travaillons avec le support sur la faisabilité de ces évolutions.
Dans l’hypothèse d’un problème important, il est essentiel de pouvoir compter sur le support pour assurer la continuité du service.
Vous passer des solutions Symetri vous semble-t-il possible aujourd’hui ?
Nous avons la capacité de revenir à une gestion « papier-stylo » si nous rencontrons un problème de réseau, si les outils venaient à défaillir. Mais ce retour en arrière constituerait un mode de travail dégradé. Ceci d’autant plus que notre solution Symetri, Depos-YT, est interfacée avec notre logiciel de facturation. L’enregistrement sur le smartphone par l’agent déclenche automatiquement l’envoi du bon de dépôt à l’agent administratif en charge de la facturation. Aucune saisie manuelle n’est requise, ce qui limite le risque d’erreur de frappe notamment.
Par ailleurs, l’usage du smartphone professionnalise les agents et contribue à améliorer la perception de leurs missions par les usagers, notamment les professionnels qui pouvaient être réticents à l’enregistrement de leur dépôt. Avec un smartphone et une appli, les agents ont gagné en compétences ainsi qu’en crédibilité auprès des usagers.
Si vous deviez aller plus loin, quelle solution Symetri vous serait utile ?
Pour notre Maison des Objets, nous avons pensé à ReUse-YT. Notre fonctionnement pour le moment ne nécessite pas d’outil spécifique. Les objets que nous collectons dans cet espace de gratuité ne restent parfois que quelques secondes, avant de trouver preneur. Nous ne sommes pas en mesure d’enregistrer tous les objets entrants et sortants pour le moment. Le smartphone Symetri nous permet de photographier des objets particuliers ou les pièces rares.
Nous avons également envisagé Broy-YT, l’application de suivi des opérations de broyage. Nous avons une campagne de broyage par semaine dans le meilleur des cas, ce qui ne nous semble pas nécessiter d’outil dédié pour le moment.
Avec le temps et l’évolution de nos usages ou de notre organisation, nous pourrions trouver une plus-value opérationnelle à ces deux outils notamment.
Si vous deviez choisir 3 mots pour décrire les solutions Symetri, quels seraient-ils ?
- La simplicité d’utilisation
- La prise en main facile
- Le gain de temps
