À la veille des congés d’été, les bilans, rapports et autres tableaux de suivi ou de synthèse présentant l’activité du premier semestre se compilent, s’échangent, s’analysent. L’objectif ? Identifier les facteurs clés de succès ou encore les leviers à actionner à la rentrée pour accompagner la performance, la satisfaction des usagers ou encore l’amélioration des conditions de travail.
Pour quoi ?
Quel que soit le nom pour lequel on opte, rapport, bilan, synthèse, suivi, tableau de bord… cet outil représente les actions menées sur une période donnée. Il permet à l’EPCI, à l’entreprise d’évaluer ses actions et les résultats obtenus. L’objectif est d’offrir une synthèse de l’activité passée. Sur une base factuelle, le récapitulatif détaillé des activités réalisées peut ainsi être analysé pour permettre d’évaluer l’impact de l’activité et tirer conclusions puis recommandations pour l’activité à venir.
Un rapport peut être un outil précieux pour communiquer des informations, identifier un point sensible, résoudre des problèmes, justifier des besoins d’investissements, prendre des décisions et suivre les progrès.
Pour qui ?
Le rapport permet à son destinataire d’être informé et de prendre la décision d’agir. Sa rédaction répond dans la plupart des cas à une demande d’un supérieur hiérarchique ou d’élus ou encore de l’EPCI dans le cas où l’exploitation est assurée par un prestataire externe.
Ce document peut être destiné aux élus, aux adhérents, aux associés ou autres instances de gouvernance, aux partenaires ou encore à un public interne de salariés. Il répond à un besoin de reporting, à une obligation contractuelle ou encore une volonté de transparence.
Comment ?
Symetri a développé l’application Datav-YT, le tableau de bord de l’exploitation. Cette application de pilotage de l’exploitation permet de compiler diverses données et indicateurs afin d’avoir une vue d’ensemble et en temps réel de l’activité.
Les données ainsi compilées sont directement exploitables et se transforment en un clic en rapports d’activité périodiques.
Au quotidien, grâce à cette application, il est également possible de suivre un certain nombre de données. Par exemple le nombre de passages par jour, par tranche horaire, par code postal ou par type de véhicule peut être affiché par l’outil. Il est aussi possible d’obtenir des informations tels que les usagers ayant fait le plus grand nombre de dépôts sur une période donnée.
Ainsi, la visualisation de la fréquentation globale ou par site se fait en temps réel, avec un code couleur ou des limites affichées permettant de visualiser une forte affluence en direct et éventuellement de réagir en soutien des agents. Les tableaux de bord proposés par l’application Datav-YT se mettent à jour en temps réel, un point intéressant pour l’exploitation ou encore pour un affichage permanent informant l’équipe sur l’état des lieux de l’exploitation.
